“8 uur tijdswinst per week.” TWEEDS over consignatie-administratie zonder gedoe

"De administratie van onze consignatiewinkel voelde echt als ballast. Met Cirquly is het simpeler en op z'n mooist kost het me nauwelijks een uur per week."

TWEEDS draaide bijna een jaar op Excel, handgeschreven kaartjes en avondwerk op de bank. In totaal kostte de administratie minimaal 8 uur per week. Met Cirquly is dat teruggebracht naar 1 à 2 uur, vaak zelfs minder. Maar de winst zit niet alleen in de uren: een juiste administratie zorgt ook voor een juiste boekhouding en de inbrengers zijn ook blij met overzicht en professionaliteit. De winkel draait strakker dan voorheen en dat geeft rust.

Hoe het werkte vóór Cirquly

TWEEDS registreerde alles in een Exceldocument met verschillende tabbladen. Klantnummers werden handmatig ingevoerd, namen werden automatisch opgehaald uit een gekoppeld tabblad, en elk artikel werd met de hand ingetypt. Labels werden met de hand geschreven, er moesten zes gegevens op een klein kaartje, vaak wel veertig kaartjes achter elkaar.

Sietske van TWEEDS: "Als je veertig kaartjes achter elkaar moet schrijven met 6 gegevens per kaartje, dan maak je fouten.”

Bij verkoop werden de kaartjes van de kleding gehaald en handmatig op 'verkocht' gezet in Excel. Dat kostte elke avond een half uur tot een uur. Die verkoopdata werd vervolgens gekoppeld aan de boekhouding. Één fout in de invoer vertaalde zich direct door.

Angèle van TWEEDS "Als je iets fout had ingevoerd, was dat moeilijk terug te herleiden”

Vragen van inbrengers werden thuis beantwoord. Op de bank, onder het tv kijken, werden mails gestuurd. Inbrengers die hun overzicht wilden, kregen een handmatig samengesteld Exceluitreksel per mail.

Angèle van TWEEDS “Omdat je mensen kent ga je toch elke keer zelf een persoonlijk berichtje schrijven. Al die mails sturen, het was zoveel werk.”

De totale tijd die werd besteed aan boekhouding, verkopen registeren, labels schrijven en inbrengercommunicatie: minimaal 8 uur per week. En dan was het mentaal nog drukker, de admin hing altijd als een soort donkere wolk boven hun hoofd.

Wat er veranderde met Cirquly: Minder fouten, minder handmatig werk

De labelprinter is een van de grootste winsten. Geen handgeschreven labels meer, geen verkeerd klantnummer, geen onleesbaar handschrift. Artikelen worden direct correct ingevoerd en gekoppeld aan de juiste eigenaar.

"Geen handgeschreven labels meer, daarmee is enorme winst geboekt. Het is veel minder foutgevoelig. We kwamen er gelukkig op tijd achter als er iets fout zat, maar nu gebeurt het nauwelijks meer."

De boekhouding volgt automatisch. Elke dag correct afsluiten betekent dat het BTW-bedrag klopt en letterlijk overgenomen kan worden.

Angèle van TWEEDS: "Als we elke dag goed afsluiten, neem ik aan het einde van het kwartaal het af te dragen BTW bedrag gewoon over. Ik hoef niet meer te puzzelen."

Beide eigenaren zitten in hetzelfde systeem

Vóór Cirquly zat één eigenaar meer in de admin dan de ander. Nu werken ze beiden vanuit Cirquly, weten ze allebei hoe het zit, en kunnen ze hun eigen dag afsluiten zonder 's avonds te communiceren.

"We hoeven minder 's avonds te communiceren. Je kan je eigen dag afsluiten. Dat is heel fijn. Als je een artikel had herprijsd, lieten we notities voor elkaar achter."

Het klantportaal neemt het werk over

Het klantportaal is voor TWEEDS de grootste verademing. Inbrengers zien zelf wat ze hebben ingebracht, wat er verkocht is en wat hun saldo is. Geen handmatige mails en Exceluittreksels meer, maar een automatisch overzicht voor de inbrengers.

"Het klantportaal is fantastisch. Het zorgt voor zoveel minder vragen. Ik ben blij dat ik niet meer thuis zit te mailen."

Inbrengers reageren ook positief. Sommige vaste klanten - mensen die al dertig jaar via de winkel verkopen - komen vertellen hoe professioneel het eruitziet.

8 uur tijdswinst per week

De administratieve taken zoals inbrengercommunicatie, boekhouding en labels schrijven, is teruggebracht van minimaal 8 uur per week naar 1 à 2 uur en vaak zelfs minder. Het scheelt niet alleen enorm veel tijd, maar het verminderd ook de mentale belasting.

"Op z'n mooist kost de administratie nu 1 à 2 uur per week, maar vaak is het zelfs dat niet."

Samengevat

Wat TWEEDS zou zeggen tegen twijfelaars

"De administratie voelde echt als ballast. Kon er veel van leren maar kwam er niet doorheen. Nu is het simpeler. Als je bedenkt hoeveel tijd je bespaart - op z'n minst 8 uur per week - dan is de keuze snel gemaakt."

Herken je dit als tweedehandswinkel?

Dan weet je hoe dit voelt: avonden kwijt aan invoerwerk, mails die toch niet aankomen, fouten die doorwerken in de boekhouding. Het werkt, tot de schaal groeit en het niet meer werkt.Cirquly is gebouwd voor winkels zoals de jouwe.

Probeer Cirquly twee weken gratis