Consignatie software combineren met afspraken in Calendly: hoe je eenvoudig je inbrengmomenten stroomlijnt

Inbreng op afspraak

Wat is consignatie software en waarom is het belangrijk?

Consignatie software helpt tweedehandswinkels bij het beheren van artikelen die klanten inbrengen. In plaats van rommelige papieren notities of Excel-lijsten, centraliseert consignatie software zoals Cirquly alle data op één plek: van voorraadbeheer tot commissies en uitbetalingen.

Voor winkels die dagelijks tientallen inbrengers ontvangen, biedt goede software niet alleen overzicht, maar ook tijdswinst. Het maakt het werk minder foutgevoelig en zorgt voor meer vertrouwen bij klanten.

Uitdagingen bij het beheren van inbrengmomenten zonder software

Als klanten zomaar binnenlopen met tassen vol kleding, ontstaat al snel chaos. Zonder goede structuur kunnen er lange wachttijden ontstaan, raakt personeel het overzicht kwijt en is het risico op fouten groot.

Veel tweedehandswinkels ervaren problemen zoals:

• Onverwachte drukte op sommige momenten

• Gebrek aan ruimte voor inbreng

• Geen duidelijk systeem om te weten wie wat wanneer bracht

Dit leidt tot frustratie bij zowel klant als personeel.

Voordelen van werken op afspraak in een tweedehands winkel

Het plannen van inbrengmomenten via afspraken biedt veel voordelen:

• Tijdswinst: je weet precies wanneer iemand komt

• Betere klantbeleving: klanten voelen zich serieus genomen

• Efficiënt personeelsgebruik: je kunt je team beter inplannen

• Minder kans op fouten: je verwerkt één klant tegelijk

Vooral winkels die dagelijks veel klanten ontvangen, merken direct het verschil als ze overstappen naar een afspraakmodel.

Inbreng op afspraak zorgt voor rust in de winkel

Afspraken stroomlijnen met tools zoals Calendly

Calendly is een populaire en gebruiksvriendelijke afsprakenplanner. Het is volledig online, werkt met een link en integreert makkelijk met je agenda.

Wat kun je met Calendly doen?

• Afspraken aanmaken voor vaste tijdsblokken (bv. 20 minuten per klant)

• Beschikbaarheid instellen (bv. alleen maandag en donderdag)

• Klanten laten kiezen uit beschikbare tijden

• Automatische bevestigingen en herinneringen sturen

Calendly heeft een gratis versie waarmee je al veel kunt doen. Ideaal voor startende winkels of kleine ondernemingen.

Calendly instellen

Zo stel je Calendly in voor je consignatie business

1. Maak een gratis account aan via www.calendly.com

2. Stel je beschikbaarheid in, zoals: maandag t/m vrijdag van 10:00 tot 16:00

3. Voeg een buffertijd toe tussen afspraken (bv. 10 minuten)

4. Geef aan hoeveel minuten je per afspraak nodig hebt (bv. 20 min per klant)

5. Activeer e-mailherinneringen voor klanten

6. Voeg instructies toe zoals: “Breng max. 15 kledingstukken mee”

Zo heb je binnen 10 minuten je eigen digitale afsprakensysteem ingericht.

De Calendly link delen op je website en sociale media

Je persoonlijke afsprakenlink (bijv. calendly.com/jouwwinkel) kun je eenvoudig op je website plaatsen of delen op Instagram en Facebook. Gebruik hiervoor zinnen zoals:

"📅 Wil je kleding inbrengen? Maak snel en eenvoudig een afspraak via onze kalender!"

Heb je een WordPress-site? Dan kun je Calendly ook insluiten als widget op je contactpagina.

Automatische herinneringen voor klanten instellen

Dankzij Calendly ontvangt de klant automatisch een herinnering per e-mail (en bij betaalde versies ook via SMS) 24 uur voor de afspraak. Zo voorkom je no-shows en komt iedereen goed voorbereid.

Tip: Voeg ook handige info toe in de herinneringsmail:

• Parkeerinfo

• Max. aantal stuks

• Verpakking (bv. schone kleding in een tas)

  
  

Dagelijks je afspraken checken via Calendly

Elke ochtend open je simpelweg je Calendly-dashboard of klik je op je snelkoppeling. Daar zie je in één overzicht:

• Wie er vandaag komt

• Hoe laat

• Wat ze eventueel hebben ingevuld als opmerking

Zo begin je je werkdag met structuur en rust.

Andere alternatieven voor afsprakenbeheer naast Calendly

Hoewel Calendly erg populair is, zijn er andere opties:

Tool	Voordelen	Opmerkingen
Microsoft Bookings	Geïntegreerd met Outlook	Vooral handig voor wie al Microsoft 365 gebruikt
SimplyBook.me	Veel aanpasbare opties	Goede optie voor grotere winkels
Google Calendar met Formulieren	Simpel en gratis	Minder geautomatiseerd

Toch blijft Calendly de beste keuze voor eenvoud en gebruiksvriendelijkheid.

Hoe je consignatie software zoals Cirquly koppelt aan je afsprakenproces

Gebruik Cirquly om:

• Klantgegevens in te voeren na een afspraak

• Artikelen meteen te registreren tijdens de inbreng

• Verkoopoverzichten automatisch bij te houden

Combineer dit met Calendly voor een volledige workflow: van afspraak → naar registratie → naar verkoop en uitbetaling.

Tips om jouw consignatieproces goedkoop en efficiënt in te richten

1. Start met gratis tools (Calendly Free + Cirquly Basisplan)

2. Automatiseer stap voor stap: begin met afspraken, voeg later voorraadbeheer toe

3. Werk met duidelijke processen en tijdsblokken

4. Train je team om met beide tools te werken

   
   

Veelgemaakte fouten bij het plannen van inbrengafspraken (en hoe je ze vermijdt)

Fout	Gevolg	Oplossing
Geen herinnering sturen	Klant vergeet afspraak	Gebruik automatische e-mails
Geen buffertijd tussen klanten	Overlappingen	Plan 5-10 min tussen
Vage instructies	Klant brengt te veel of verkeerde items	Wees duidelijk over voorwaarden

Alternatief voor afspraken: kleding laten inleveren zonder aanwezigheid van klant

Niet elke winkel wil of kan werken met een afsprakensysteem. Een andere efficiënte werkwijze is het laten inleveren van kleding zonder dat de klant erbij blijft. Hierbij laat de klant een tas met kleding achter bij de winkel, voorzien van een duidelijk label met naam en contactgegevens.

De winkel verwerkt de tas op een rustig moment en:

• Selecteert de verkoopbare kledingstukken

• Noteert deze in het consignatiesysteem

• Zet de artikelen klaar voor verkoop

Belangrijk punt: kleding die niet wordt geselecteerd, moet binnen een afgesproken periode weer worden opgehaald door de klant. Dit vereist dus:

• Duidelijke communicatie vooraf (bijvoorbeeld per e-mail of via een infobriefje)

• Afspraken over wanneer en hoe klanten de resterende kleding terugkrijgen

• Eventueel een herinneringssysteem

Deze methode is ideaal voor winkels met beperkte tijd of weinig ruimte voor lange gesprekken, maar vereist wel een strak systeem om alles correct te verwerken.

Inbrenger brengt kleding in

Veelgestelde vragen (FAQ) over consignatie software en afspraken maken

1. Wat is consignatie software precies?Consignatie software helpt je bij het registreren, beheren en uitbetalen van ingebrachte artikelen in een tweedehandswinkel.

2. Is Calendly gratis?Ja, er is een gratis versie waarmee je één type afspraak kunt instellen. Voor meer functies is er een betaalde versie.

3. Hoe plaats ik een afspraaklink op mijn website?Gebruik de HTML-insluitcode van Calendly of plaats een knop met je unieke link.

4. Kan ik Cirquly koppelen aan mijn afsprakentool?Direct koppelen is (nog) niet mogelijk, maar je kunt beide tools prima naast elkaar gebruiken.

5. Wat als een klant niet opdaagt?Stel automatische herinneringen in en vraag klanten om te bevestigen.

6. Hoeveel tijd moet ik per inbreng reserveren?Dat hangt af van je proces. Gemiddeld 15-20 minuten per klant is gangbaar.

Conclusie: Combineer consignatie software met slimme planningstools voor succes

De combinatie van een efficiënte consignatie software zoals Cirquly met een afsprakenplanner zoals Calendly zorgt voor rust, overzicht en professionaliteit in jouw tweedehandswinkel. Klanten weten waar ze aan toe zijn en jij kunt gefocust werken.

Of je nu net begint of al jaren een winkel runt: deze aanpak is goedkoop, makkelijk en bewezen effectief.