✅ Checklist: Waar moet je op letten bij het kiezen van consignatiesoftware?

Inleiding tot consignatiesoftware

Steeds meer winkels en ketens werken met een consignatiemodel: producten worden geleverd door leveranciers of particuliere inbrengers en pas afgerekend na verkoop. Dat klinkt simpel, maar administratief is het vaak complex. Consignatiesoftware brengt daar structuur, transparantie en automatisering in voor jou én je partners.

Point of sale

Wat is consignatiesoftware?

Consignatiesoftware is een gespecialiseerd softwaresysteem dat alle stappen rond consignatie (invoer, voorraad, verkoop, commissies, afrekeningen, rapportage) automatiseert en inzichtelijk maakt.

Voor wie is het relevant?

• Winkels/ketens die werken met zakelijke leveranciers

• Tweedehands/vintage winkels met particuliere inbrengers

• Conceptstores, shop‑in‑shop/rent‑a‑rack formules

• Webshops die consignatie combineren met fysieke verkoop

Waarom goede consignatiesoftware essentieel is

Transparantie & vertrouwen

Iedere partij—leverancier of inbrenger—wil weten wat er met zijn/haar items gebeurt. Realtime inzicht in verkopen, saldi en afrekeningen voorkomt ruis en discussie.

Efficiëntie & minder fouten

Automatische commissieberekeningen, geïntegreerde kassa, gekoppelde boekhouding en gestroomlijnde rapportages besparen uren werk en verkleinen de foutmarge.

De ultieme checklist: 10 criteria die je móét afvinken

1) Gebruiksvriendelijkheid (UX/UI)

• Intuïtieve schermen, snelle workflows

• Weinig kliks per handeling

• Heldere dashboards voor verkoop, saldi en voorraden

  
  

2) Cloud-based vs. on‑premise

• Cloud (SaaS): sneller live, automatisch updates, minder beheer

• On‑premise: meer maatwerk/controle, maar hogere IT‑last

Kies op basis van je IT‑capabilities, compliance-eisen en groeiplannen.

3) Ingebouwde kassa, pinautomaat, boekhouding & webshopintegratie

Kies (kostenbewust) voor software met een eigen kassamodule, zodat je niet óók nog een extern POS-systeem hoeft te betalen en integreren. Let op:

• Pinautomaatkoppeling (dat voorkomt fouten en kasverlies)

• Automatische boekhoudkoppeling (bijv. Exact, Moneybird, e‑Boekhouden, Twinfield)

• Webshopintegratie (Shopify, WooCommerce.) voor voorraad- en verkoop­sync

• Consignatiespecifieke kassa-functies: directe commissieverdeling, realtime saldi, retour- & termijnbeheer

  
  

4) Voorraadbeheer & tracking

• Barcode/RFID ondersteuning

• Status per artikel (ingebracht, te koop, verkocht, retour)

• Multi‑location (meerdere filialen, shop‑in‑shop)

• Automatische termijnbewaking (bijv. retour na 60 dagen)

  
  

5) Rapportage & analyse

• Verkoop per periode, filiaal, categorie, leverancier/inbrenger

• Marges, commissies, openstaande saldi

• Rotatiesnelheid, afprijzingen, dode voorraad

• Exportmogelijkheden (CSV/Excel/BI)

  
  

6) Contractbeheer & afrekeningen

• Flexibele commissiepercentages/verdeelsleutels

• Automatische facturen en uitbetalingen

• Overzicht van betaalhistorie en nog te betalen bedragen

• Digitale contracten / voorwaarden per partij

  
  

7) Leveranciers- én inbrengerbeheer

• Unieke profielen/ID’s

• Self‑service portaal (optioneel): inzage in verkopen, saldo, uitbetalingsverzoeken

• Communicatie en notificaties (bij verkoop, retour, termijn verlopen)

• GDPR/AVG‑proof opslag van persoonsgegevens

  
  

8) Schaalbaarheid & multi‑store

• Filiaalbeheer, rechten & rollen

• Bulkimport en ‑verwerking

• API’s / webhook‑support voor toekomstige koppelingen

• Performance bij groeiend aantal artikelen/consignanten

  
  

9) Beveiliging & AVG

• Encryptie (in rust en tijdens transport)

• Rol‑ en rechtenstructuur, audit logs

• Duidelijke bewaartermijnen, dataminimalisatie

• Verwerkersovereenkomst beschikbaar?

  
  

10) Support, onboarding & documentatie

• Nederlandstalige support (indien relevant)

• SLA’s, responstijden, escalaties

• Migratietools (bijv. vanuit Excel of ander pakket)

• Handleidingen, video’s, kennisbank

  
  

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

1. Alleen op prijs selecteren→ Kijk total cost of ownership: kassa, pinautomaat, webshop, boekhouding, support, updates.

2. Geen demo / proefperiode nemen→ Test met jouw échte processen, data en medewerkers.

3. Team niet betrekken→ Medewerkers die ermee werken zien direct of de workflow logisch is.

4. Geen aandacht voor integraties→ Bespaar later koppelingen en dubbele invoer.

5. Geen exit‑strategie→ Hoe exporteer je data als je ooit wil overstappen?

   
   

Stappenplan: zo selecteer je de juiste consignatiesoftware

1. Definieer je model & processen Leveranciers, inbrengers of beide? Filialen? Webshop? Horeca/retail gecombineerd?

2. Stel must‑haves & nice‑to‑haves op Gebruik de 10 checklistpunten hierboven.

3. Maak een shortlist (2–4 partijen) Kijk naar cases, documentatie, integraties, prijsmodellen.

4. Plan demo’s & testscenario’s Laat medewerkers invoeren, verkopen, afrekenen en rapporteren.

5. Check support & onboarding Migratie, training, SLA’s.

   
   

FAQ – veelgestelde vragen over consignatiesoftware

1. Is consignatiesoftware alleen voor tweedehandswinkels? Nee. Ook reguliere retail met leveranciers die op consignatie leveren, kunstgaleries, conceptstores en shop‑in‑shop formules gebruiken het.

2. Heb ik per se een extern POS nodig? Niet als je kiest voor software met een ingebouwde kassamodule + pinautomaatkoppeling. Dat is vaak goedkoper en minder foutgevoelig.

3. Kan ik leveranciers en particuliere inbrengers in één systeem beheren? Ja. Let er wel op dat het pakket duidelijke rol- en rapportagemodellen ondersteunt.

4. Hoe lang duurt implementatie gemiddeld? Van enkele uren tot een dag, afhankelijk van datamigratie, aantal filialen en koppelingen (boekhouding/webshop).

5. Welke koppelingen zijn “must-have”? Minimaal: boekhouding, pinautomaat, (web)kassa en eventueel webshop. Dit voorkomt dubbel werk.

6. Hoe bewaak ik AVG‑compliance? Vraag om een verwerkersovereenkomst, controleer rechten & rollen, logging, encryptie en bewaartermijnen.

7. Hoe bereken ik de ROI van consignatiesoftware? Tel de uren handmatig werk (invoer, afrekening, rapportage), foutcorrecties, licenties van losse tools (POS, boekhouding, webshopkoppeling) en gemiste inzichten bij elkaar op en vergelijk met de licentiekosten van één geïntegreerd pakket.

Conclusie

De keuze voor consignatiesoftware bepaalt hoe soepel, schaalbaar en transparant jouw consignatiemodel draait—of je nu met leveranciers, inbrengers of beide werkt. Gebruik de 10-puntenchecklist hierboven om objectief te vergelijken, vraag altijd een demo/proefperiode aan en betrek je team in de evaluatie. Zo voorkom je dure misstappen en kies je software die met je bedrijf meegroeit.

Actiepunt: pak de checklist erbij, definieer je must‑haves en plan vandaag nog je eerste demo(’s).

Nog niet overtuigd om met software te werken? Waarom software efficienter is dan handmatig werken. Lees nu